Księga wieczysta jest podstawowym dokumentem, który dostarcza informacji na temat stanu prawnego mieszkania lub innej nieruchomości. Jest ona ważna zarówno dla kupującego mieszkanie, jak i sprzedającego. Księgi wieczyste są publicznie dostępne w sądzie rejonowym i każdy kupujący ma prawo sprawdzić zapisy dotyczące nieruchomości, którą jest zainteresowany.
W księdze wieczystej znajdziemy informacje dotyczące właściciela mieszkania, adresu, czy ewentualnego obciążenia hipoteką. Każdy kupujący nieruchomość powinien najpierw sprawdzić zapisy znajdujące się w tym dokumencie. Z kolei posiadacz nieruchomości powinien księgę wieczystą założyć, jeśli nie ma ona takiego rejestru. Na czym dokładnie polega założenie księgi wieczystej?
Księgę wieczystą zakłada się w sądzie rejonowym w wydziale wieczystoksięgowym poprzez złożenie wniosku KW-ZAL („Wniosek o założenie księgi wieczystej”) wraz z ewentualnymi załącznikami. Odpowiedni formularz można otrzymać na miejscu w sądzie, ale jest on też dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, skąd można go wydrukować i udać się do sądu z już wypełnionym wnioskiem. W formularzu muszą znaleźć się dokładne dane nieruchomości, dla której ma być założona księga wieczysta, czyli adres działki lub budynku, jej numer i obszar. Do wniosku dołącza się także wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej, które potwierdzają położenie nieruchomości. Jeśli księga dotyczyć ma mieszkania lub domu potrzebna będzie również informacja na temat liczby kondygnacji oraz powierzchni użytkowej nieruchomości w metrach kwadratowych. We wniosku podaje się również spis wszystkich właścicieli nieruchomości wraz z tytułem prawnym do nieruchomości. Należy także przedłożyć dokumenty potwierdzające nabycie lub posiadanie praw do danego mieszkania, czyli np. akt notarialny lub orzeczenie sądu, jeśli nieruchomość otrzymaliśmy w spadku. Ważną informacją, która musi znaleźć się we wniosku o założenie księgi wieczystej, są wszystkie obciążenia nieruchomości, czy ograniczenia w rozporządzaniu nią. Jeśli taka sytuacja nie występuje, osoba wnioskująca o założenie księgi składa oświadczenie, w którym potwierdza, że nie wie o żadnych obciążeniach i ograniczeniach dotyczących nieruchomości.
Wniosek o założenie księgi wieczystej może złożyć właściciel nieruchomości, osoba posiadająca spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, ale także właściciel hipoteki danej nieruchomości, czy wierzyciel, jeśli posiada prawa, które powinny znaleźć się w rejestrze. Przy składaniu wniosku KW-ZAL należy uiścić opłatę w wysokości 60 zł, która jest opłatą stałą. Dodatkowo wpis w księdze wieczystej dotyczący prawa własności nieruchomości lub użytkowania wieczystego to koszt 200 zł. Wpis hipoteki również kosztuje 200 zł, ale od tej czynności dodatkowo obowiązuje podatek w wysokości 19 zł.
Założenie księgi wieczystej trwa zwykle od dwóch do ośmiu tygodni, w zależności od tego, jak dużo pracy ma dany sąd rejonowy oraz ilu zatrudnia referendarzy. Prawo nie reguluje, w jakim terminie wniosek o założenie księgi wieczystej powinien zostać rozpatrzony.